W dobie cyfryzacji i rosnącej popularności przesyłania i przechowywania dokumentów w chmurze i/lub na dysku komputera, wiele firm zastanawia się, czy drukowanie dokumentów jest nadal istotne. Wydaje się, że elektroniczna archiwizacja staje się standardem, ale czy to oznacza, że drukowanie straciło na znaczeniu? W dzisiejszym artykule udowodnimy, że znaczenie druku w małych i średnich firmach nadal odgrywa kluczową rolę, zarówno ze względów prawnych, jak i praktycznych.
Czy Przechowywanie Dokumentów Papierowych To Wymóg?
Choć wiele procesów w firmach zostało zdigitalizowanych, to wciąż istnieje szereg przepisów wymagających przechowywania dokumentów w formie papierowej. Przykładem są faktury VAT, umowy czy dokumenty kadrowe, które muszą być archiwizowane w oryginalnej formie przez określony czas. Prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania papierowej wersji niektórych dokumentów, co sprawia, że drukowanie jest nieodzownym elementem funkcjonowania firm.
Dodatkowo, w wielu przypadkach, papierowe kopie dokumentów są bardziej wiarygodne i trudniejsze do sfałszowania niż ich cyfrowe odpowiedniki. To istotne w kontekście kontroli skarbowych i/lub sporów prawnych. W takich sytuacjach papierowy dokument może stanowić kluczowy dowód w sprawie.
Czym Przedsiębiorcy Kierują Się Wybierając Drukarkę?
Przy wyborze drukarki przedsiębiorcy kierują się kilkoma kluczowymi kryteriami:
-
Po pierwsze, istotna jest niezawodność urządzenia – sprzęt musi być trwały i odporny na intensywne użytkowanie. Wysoka awaryjność drukarki może prowadzić do przestojów w pracy biura, co z kolei generuje koszty i straty czasowe.
-
Po drugie, koszty eksploatacji odgrywają dużą rolę. Przedsiębiorcy zwracają uwagę na cenę tuszy lub tonerów, a także na zużycie energii przez urządzenie. Ważna jest również możliwość drukowania w dużych nakładach przy minimalnych kosztach. Nasi specjaliści często radzą, by klienci zwracali uwagę na modele drukarek o niskim koszcie za jedną, wydrukowaną stronę oraz o dużej pojemności pojemników na tusz lub toner.
-
Po trzecie, funkcjonalność i łatwość obsługi urządzeń drukujących są istotne w codziennym użytkowaniu. Drukarki wyposażone w funkcje skanowania, kopiowania czy wysyłania dokumentów bezpośrednio na e-mail stają się standardem. Prosta integracja z siecią firmową oraz kompatybilność z różnymi systemami operacyjnymi również wpływają na decyzję o zakupie.
Nowoczesna Drukarka – Jaki Sprzęt Wybrać?
Współczesne drukarki oferują znacznie więcej niż tylko drukowanie dokumentów. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne łączą w sobie funkcje drukarki, skanera, kopiarki i faksu, co czyni je wszechstronnymi narzędziami w każdym biurze. Takie urządzenia pozwalają na redukcję kosztów związanych z zakupem kilku oddzielnych urządzeń, a także zwiększają komfort ich użytkowania przez pracowników.
Jednym z kluczowych trendów jest możliwość druku mobilnego, co pozwala pracownikom na drukowanie dokumentów z dowolnego miejsca za pomocą służbowego smartfona. Warto także wspomnieć o słynnej chmurze.Drukarki z obsługą chmury umożliwiają przechowywanie i udostępnianie dokumentów bez konieczności ich fizycznego przenoszenia. Takie rozwiązania są szczególnie przydatne w dobie pracy zdalnej.
Przy wyborze nowoczesnej drukarki warto zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje, takie jak drukowanie dwustronne (tzw.: duplex), szybkość druku, a także jakość wydruku (szczególnie jeśli firma drukuje materiały marketingowe lub prezentacyjne). Do łask wracają również drukarki atramentowe, które zużywają mniej energii i są bardziej przyjazne dla środowiska.
Podsumowanie
Drukowanie w małych i średnich firmach wciąż odgrywa istotną rolę. Pomimo rosnącej cyfryzacji, wiele dokumentów musi być przechowywanych w formie papierowej. Wybór odpowiedniej drukarki jest kluczowy dla efektywnego funkcjonowania firmy, a nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne oferują szeroki wachlarz możliwości, które mogą znacząco usprawnić codzienną pracę biurową. Dlatego warto inwestować w sprzęt, który spełni potrzeby zarówno obecne, jak i przyszłe.
