Jak zoptymalizować koszty druku w firmie?
90% firm nie zdaje sobie sprawy z kosztów związanych z zadaniami związanymi z zarządzaniem wydrukami dokumentów. Wiele z tych firm przeznacza od 1 do 3% swojego budżetu na produkcję dokumentów wyłącznie do użytku wewnętrznego, a najnowsze badania pokazują, że optymalizacja procesów drukowania może wiązać się z oszczędnościami nawet do 30%.
Jakie korzyści płyną z optymalizacji kosztów druku?
Proces drukowania w firmie tylko z pozoru jest tani, prosty i przejrzysty. Problemy techniczne ze sprzętem, duże zużycie tonerów i papieru, konieczność konserwacji, recykling zużytych materiałów, nierównomierne obciążenie urządzeń to najczęstsze i najbardziej popularne problemy z drukowaniem w firmie.
Wielu przedsiębiorców dostrzegło szanse na optymalizację kosztów druku w firmie oddając je w ręce fachowców. Niesie to za sobą bardzo wiele korzyści, które mają swoje przełożenie na usprawnienie drukowania w firmie i przede wszystkim na redukcję kosztów druku. Dzięki optymalizacji procesu druku możesz zredukować koszty drukowania nawet o 30%.
Nie musisz kupować sprzętu!
Usługi optymalizacji procesów druku to przede wszystkim bardzo duża oszczędność pieniędzy.
Koszt zaledwie jednej drukarki w firmie to co najmniej kilka tysięcy złotych. Kiedy dodamy do tego konieczność posiadania większej ilości sprzętu: drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych, materiałów do nich, koszt wydruku robi się naprawdę duży.
Outsourcing procesów druku wychodzi naprzeciw potrzebom przedsiębiorców. Nie musisz kupować drogiego sprzętu, wartego tysiące złotych, nie musisz martwić się o materiały eksploatacyjne do niego i szukać serwisu kiedy odmówi posłuszeństwa.
Na rynku można znaleźć świetnie dopasowane oferty, które pozwolą zaoszczędzić tysiące złotych i dziesiątki godzin pracy Twoich pracowników. Korzystając z tego typu usług ponosisz tylko koszt wynajęcia drukarki (abonamentu), papieru i prądu. Jeśli skorzystasz z oferty firmy, która posiada nowoczesną flotę ekologicznych drukarek, koszt prądu również będzie znacznie mniejszy.
Wiesz ile drukujesz!
Czy wiesz ile stron miesięcznie drukuje każda Twoja drukarka? Czy wiesz, która z nich jest nadmiernie obciążona, a która mało używana?
99% firm, które samodzielnie zarządzają procesami druku w swojej firmie nie ma takiej wiedzy.
Proces optymalizacji druku to również najbardziej efektywne wykorzystanie sprzętu. Aplikacje takie jak Print Flow Control umożliwiają znacznie bardziej efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów. Dzięki takim rozwiązaniom wiemy ile drukujesz, ile zapłacisz za wydrukowaną stronę, które urządzenie jest zbyt obciążone lub, które będzie wymagać wymiany tonera w czwartek. Dodatkowo obsługą i serwisem urządzeń będą zajmować się specjaliści, co pozwala oszczędzać również czas pracy pracowników firmy z działów administracji oraz IT.
Podsumowanie czyli jak zredukować
koszty druku w firmie o 30%
Mamy więc kilka zalet optymalizacji procesów drukowania i zarządzania wydrukami, które pozwalają na bardzo duże oszczędności: czasu, pieniędzy i materiałów eksploatacyjnych.
- Kontrola kosztów drukowania: Pomaga dowiedzieć się, w jaki sposób użytkownicy wykorzystują drukarki i ich zużycie papieru, poprawia wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych i umożliwia wdrażanie zasad drukowania.
- Wyższa produktywność wewnętrzna: oszczędza czas w codziennych zadaniach i usprawnia procesy kontroli i zarządzania drukowaniem. Umożliwia zdalne drukowanie i przygotowywanie dokumentów po przybyciu do biura.
- Oszczędność energii i poszanowanie środowiska. Dzięki wykorzystanie najnowszych, ekologicznych drukarek, zmniejsza się zużycie energii elektrycznej, emisja CO2, zużycie papieru, a tym samym wycinanie drzew.
- Lepsze wykorzystanie sprzętu i materiałów eksploatacyjnych,
Chociaż mamy tendencję do tworzenia „zielonego biura”, wiemy przecież, że nadal konieczne będzie drukowanie dokumentów. Chodzi o takie usprawnienie i optymalizację procesów drukowania by, przy ich pomocy nie tylko obniżyć koszty drukowania ale również ograniczyć zużycie papieru i tonerów co ma realny wpływ na środowisko, w którym żyjemy.