Bezpieczeństwo dokumentów w chmurze: wszystko, co musisz wiedzieć!
W erze cyfrowej transformacji, coraz więcej firm przechowuje swoje dane w środowiskach chmurowych. Chmura to nowatorskie rozwiązanie, cenione ze względu na elastyczność, skalowalność i wygodny dostęp do informacji…, ale jednocześnie rodzi pytania związane z bezpieczeństwem. Czym właściwie jest środowisko chmurowe oraz jakie zabezpieczenia systemów chmurowych powinna wdrożyć każda firma? No i czy aplikacje do zarządzania drukiem – coraz częściej wykorzystujące środowiska chmurowe – są w pełni bezpieczne?
Czym jest środowisko chmurowe?
Środowisko chmurowe – infrastruktura komputerowa oparta na zdalnych serwerach i zasobach, które są dostępne przez internet. „Chmura”, jak potocznie się o nich mówi, może być publiczna, prywatna lub hybrydowa, zależnie od potrzeb firmy. Właściciele małych, średnich i dużych przedsiębiorstw w niemal każdej branży coraz częściej korzystają z usług chmurowych do:
- przechowywania danych i dokumentów firmowych,
- korzystania z różnorodnych aplikacji,
- zarządzania zasobami IT (np.: sprzętem, oprogramowaniem itd.)
Przechowywanie danych w chmurze pozwala na dostęp do nich z dowolnego miejsca i urządzenia, co jest niezwykle wygodne. Jednakże, zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa to kwestia kluczowa, pozwalająca uniknąć potencjalnych zagrożeń.
Jakie zabezpieczenia systemów chmurowych powinna wdrożyć każda firma?
Bezpieczeństwo danych przechowywanych w chmurze powinno być priorytetem dla każdej firmy. Ich ewentualny wyciek może wiązać się z dotkliwymi i kosztownymi konsekwencjami; zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Jakie kroki powinni podjąć przedsiębiorcy, żeby się przed nimi ustrzec?
- Wdrożenie wieloskładnikowej autoryzacji (MFA) to pierwszy, podstawowy system, który w znacznym stopniu pomaga ograniczyć dostęp do konta nieautoryzowanym użytkownikom.
- Wszystkie dane przechowywane w chmurze powinny być zaszyfrowane; właściwe metody szyfrowania wywierają kluczowy wpływ na bezpieczeństwo danych w trakcie ich przechowywania, jak i podczas przesyłania do chmury.
- Wdrożenie narzędzi kontroli dostępu, takich jak role i uprawnienia oraz wprowadzenie polityki dotyczącej formułowania loginów czy haseł.
- Powołanie dedykowanego zespołu i/lub działu w firmie, odpowiedzialnego za śledzenie działań w środowisku chmurowym. rRegularne audyty bezpieczeństwa pozwalają szybko wykryć ewentualne nieprawidłowości.
Niemałe znaczenie ma również czynnik ludzki, dlatego tak ważne (acz często bagatelizowane) są cykliczne szkolenia pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa. Świadomość potencjalnych zagrożeń jest najlepszą formą prewencji wycieku danych.
Czy aplikacje do zarządzania drukiem wykorzystują środowiska chmurowe?
Odpowiedź brzmi TAK – aplikacje do zarządzania drukiem coraz częściej wykorzystują środowiska chmurowe. To rozwiązanie nowatorskie i niezwykle wygodne, wykorzystujące lokalne sieci komputerowe (LAN). Sprawny obieg dokumentów we właściwie zoptymalizowanym środowisku chmurowym to rozwiązanie dzięki któremu użytkownicy mogą drukować dowolne pliki zdalnie, z dowolnego urządzenia w firmie. Dzięki temu, praca staje się bardziej efektywna i dostępna z niemal każdego miejsca w obrębie LAN.
Czy aplikacje do zarządzania drukiem są bezpieczne?
Bezpieczeństwo aplikacji do zarządzania drukiem jest równie ważne, co w przypadku innych usług oferowanych przez „chmurę”. Obecnie firmy, które korzystają z tych aplikacji, nie muszą podejmować żadnych dodatkowych działań, aby zabezpieczyć swoje dane. Wystarczy wybrać zaufanego dostawcę usług i sprzętu drukującego. Renomowani producenci tacy jak chociażby Canon, EPSON, czy HP zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa i regularnie aktualizują swoje unikatowe rozwiązania.
Podsumowanie
Chmura to potężne narzędzie, które może zrewolucjonizować zarządzanie dokumentami i danymi w firmach. Jednak, aby cieszyć się korzyściami płynącymi z przechowywania danych w chmurze, niezbędne jest odpowiednie zabezpieczenie tych danych. Wdrażając właściwe procedury i korzystając z narzędzi zapewniających bezpieczeństwo, firmy mogą efektywnie korzystać z chmury i aplikacji, które te środowiska wykorzystują.